Prelucrarea datelor cu caracter personal de către asociațiile de proprietari

3 decembrie 2020 Drept Civil

Prin prisma rolului pe care îl îndeplinesc și a atribuțiilor legale, asociațiile de proprietari au calitatea de operatori de date cu caracter personal și, în consecință, obligația de a respecta dispozițiile Regulamentului (UE) 679/2016 – Regulamentul general privind protecția datelor (RGPD), se arată într-un comunicat al ANSPDCP.

1. În ceea ce privește instalarea unui sistem de supraveghere video de către asociația de proprietari, întrucât sistemele de televiziune cu circuit închis au posibilitatea de înregistrare şi stocare a imaginilor şi datelor, această activitate se supune atât prevederilor Regulamentului (UE) 679/2016, cât şi ale Legii nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor şi protecţia persoanelor, modificată şi completată și Normelor metodologice de aplicare a acesteia, mai ales raportat la instalarea şi utilizarea sub aspect tehnic a echipamentelor şi elementelor componente ale sistemului de supraveghere video.

Măsura instalării unui sistem de supraveghere video poate fi luată de către asociația de proprietari în baza interesului legitim al asociaţiei, de ex. pentru asigurarea pazei şi protecției persoanelor, bunurilor și valorilor, a imobilelor și a instalațiilor de utilitate publică, precum și a împrejmuirilor afectate acestora, dar și în zona de acces în imobil sau lifturi.

Argumentele privind justificarea interesului legitim trebuie să se regăsească într-o documentație la nivelul asociației de proprietari și, ulterior, hotărârea de a instala un astfel de sistem trebuie adoptată în cadrul adunării generale a asociaţiei de proprietari, potrivit legii.

Referitor la obligația de informare a persoanei vizate, în spaţiile monitorizate prin camerele de supraveghere video, trebuie instalată o pictogramă adecvată, care să conţină o imagine reprezentativă, poziţionată la o distanţă rezonabilă de locurile unde sunt amplasate echipamentele de supraveghere, astfel încât să poată fi văzută de orice persoană.

În ceea ce privește perioada de stocare a datelor cu caracter personal (imaginea) prelucrate de asociaţie ca urmare a instalării sistemului de supraveghere video, Autoritatea de supraveghere recomandă ca aceasta să nu depăşească 30 zile.

Citeste mai mult  Introducerea forţată în cauză, din oficiu, a altor persoane. Cale de atac

Excepție pot face situațiile temeinic justificate în care s-au produs evenimente ce necesită stocarea doar a imaginilor relevante pe o perioadă mai mare de timp necesară îndeplinirii scopurilor respective (de ex. până la soluționarea definitivă a unei cauze penale de către organele judiciare).

Referitor la imaginile captate și înregistrate de camerele video, instalate în zonele stabilite potrivit hotărârii adunării generale a proprietarilor, cu respectarea echilibrului dintre interesul legitim al asociației și drepturile și libertățile persoanelor, în vederea respectării principiului proporționalității, se poate apela la echipamente care din punct de vedere tehnic pot fi orientate astfel încât să focalizeze zonele necesare a fi supravegheate.

În ceea ce privește prelucrarea datelor prin altă persoană (cum ar fi de ex. societatea care instalează sistemul de videosupraveghere și asigură mentenanța acestuia, efectuează și prelucrarea datelor), potrivit art. 4 pct. 8 din RGPD aceasta este „persoana împuternicită de operator” întrucât prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului.

De asemenea, art. 28 alin. (3) lit. a) și alin. (10) din același regulament stabilește că prelucrarea de către o persoană împuternicită de un operator este reglementată printr-un contract, ce trebuie să conțină și instrucțiuni documentate din partea operatorului pe baza cărora împuternicitul va prelucra datele cu caracter personal.

În ceea ce privește instalarea camerelor video pe fiecare nivel/palier din imobil, apreciem că pentru prelucrarea imaginilor respective este necesară obținerea consimțământului fiecărui locatar de pe nivelul/palierul respectiv.

2. În ceea ce privește dezvăluirea datelor precum numele și prenumele proprietarilor/locatarilor la avizierul scării de bloc, precizăm că în lipsa unei prevederi legale exprese datele pot fi dezvăluite doar pe baza consimțământului persoanei vizate, potrivit art. 6 alin. (1) lit. a) din RGPD.

În ceea ce privește consimțământul (art. 7 coroborat cu art. 4 pct. 11 din RGPD), acesta trebuie acordat printr-o acțiune neechivocă care să constituie o manifestare liber exprimată, specifică, în cunoștință de cauză și clară a acordului persoanei vizate pentru prelucrareadatelor sale cu caracter personal, cum ar fi o declarație făcută în scris, într-o formă inteligibilă și ușor accesibilă, utilizând un limbaj clar și simplu.

Citeste mai mult  Contract de leasing. Momentul de la care începe să curgă termenul de prescripție a dreptului de a obține executarea silită

Absența unui răspuns sau absența unei acțiuni din partea persoanei vizate nu constituie un consimțământ valabil.

Consimțământul trebuie să vizeze toate activitățile de prelucrare efectuate în același scop sau în aceleași scopuri, iar asociația de proprietari trebuie să fie în măsură să demonstreze faptul că persoana vizată și-a dat consimțământul pentru operațiunea de prelucrare a datelor cu caracter personal.

3. În ceea ce privește înregistrarea datelor personale în cartea de imobil, în măsura în care există o obligație legală în acest sens, datele pot fi prelucrate fără consimțământul persoanei vizate.

În acest context, art. 94 și 95 din Normele metodologice din 4 octombrie 2006 de aplicare unitară a dispoziţiilor legale privind evidenţa, domiciliul, reşedinţa şi actele de identitate ale cetăţenilor români, aprobate prin HG nr. 1375/2006 prevăd că:

”Art. 94

Responsabilii cărţii de imobil, desemnaţi în condiţiile legii, au următoarele atribuţii:

a) să solicite persoanelor care locuiesc în imobil prezentarea actelor de identitate, în termen de 15 zile de la sosire, în vederea înscrierii datelor în cartea de imobil;

b) să atenţioneze persoanele care au actele de identitate cu termenul de valabilitate expirat sau care nu şi-au efectuat schimbarea domiciliului ori stabilirea reşedinţei, în vederea punerii acestora în legalitate;

c) să păstreze, să actualizeze şi să utilizeze datele din cartea de imobil cu respectarea dispoziţiilor Legii nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, cu modificările şi completările ulterioare (în prezent, Regulamentul (UE) 679/2016 – subl. ns.); cartea de imobil se prezintă spre verificare numai poliţiştilor şi lucrătorilor de la serviciile publice comunitare de evidenţă a persoanelor;

Citeste mai mult  RIL admis. Calitatea procesuală pasivă în cauzele privind reconstituirea vechimii în muncă în situația în care fostul angajator nu mai există

d) să păstreze în bune condiţii cartea de imobil, să nu o înstrăineze, iar la mutarea din imobil să o predea preşedintelui asociaţiei de proprietari.

Art. 95

Înscrierea persoanelor în cartea de imobil se face în baza actului de identitate, iar pentru copiii sub 14 ani, în baza certificatului de naştere.”

Ca atare, legea stabilește că înscrierea datelor personale în cartea de imobil are la bază actul de identitate sau certificatul de naștere.

În ceea ce privește datele și categoriile de date colectate în cărțile de imobil în condițiile în care legea nu le prevede în mod expres, așa cum s-a subliniat mai sus, corelat cu temeiul legal al prelucrării, care poate fi interesul legitim, art. 5 din RGPD stabilește o serie de principii care se impun a fi respectate în cadrul prelucrării datelor, printre care se numără cele privind colectarea datelor în scopuri determinate, explicite şi legitime, prelucrarea datelor adecvate, relevante şi limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate, prelucrarea de date exacte, etc.

Cu alte cuvinte, în această situație se impune respectarea principiului reducerii la minimum a datelor, respectiv prelucrarea datelor strict necesare îndeplinirii scopuluiNecesitatea însă, trebuie motivată cu argumente solide, care să justifice prevalența intersului legitim al colectării și prelucrării datelor, asupra drepturilor fundamentale ale persoanelor vizate.

Raportat la situațiile de mai sus, dar și la alte situații în care prelucrează date cu caracter personal, asociațiile de proprietari trebuie să aibă în vedere condițiile de legitimitate și regulile prelucrării datelor prevăzute de RGPD.

Referitor la numirea unui responsabil cu protecția datelor, în ceea ce privește asociațiile de proprietari, acestea nu au obligația de numire a unui responsabil, raportat la art. 37 din RGPD.

Mai multe AICI.

Cuvinte cheie: >